Time management skills

Trovare l’equilibrio tra lavoro e vita privata non è leggenda metropolitana! 

Conosci anche tu una di quelle persone che ha come motto di vita il “non ho tempo”? 

Una gestione efficace del tempo ci permette di sfruttare al meglio la nostra giornata, di essere più produttivi e addirittura raddoppiare le nostre task giornaliere

In base al tuo stile di vita e alla tua predisposizione all’apprendimento ci sono strategie più o meno efficaci, l’importante è trovare quella più giusta per te! 

 

LE MIGLIORI TECNICHE DI TIME MANAGEMENT

Legge di Pareto (anche detta regola dell’80/20)

L’obiettivo dell’analisi di Pareto è quello di aiutarti a dare la priorità alle attività da svolgere, scavando fino a trovare la radice del problema, e si basa sull’assunto che il 20% delle azioni sia responsabile dell’80% dei risultati.

Questa tecnica risulta essere particolamente funzionale per chi ragiona in modo analitico. 

Come funziona

  1. Elenca alcuni dei problemi che stai affrontando.
  2. Identifica la causa principale‎‎ ‎‎di ogni problema.
  3. Assegna un punteggio a ciascun problema‎‎: assegna numeri più alti a problemi più importanti ‎
  4. Raggruppa i problemi per causa‎‎:
  5. ‎Sommare il punteggio di ciascun gruppo‎‎: il gruppo con il punteggio più alto è il problema su cui dovresti lavorare per primo.
  6. Attivitati per risolvere i problemi! 

 

La tecnica del pomodoro 

Questa tecnica utilizza un timer per suddividere il lavoro in intervalli. Ogni intervallo è noto come ‎‎pomodoro, riprendendo la forma dei vecchi timer analogici. 

Questa tecnica risulta essere apprezzata da studenti disperati, procrastinatori seriali e pensatori creativi. 

Come funziona: 

  1. Scegli un’attività che devi svolgere‎‎.
  2. Imposta un timer (ad esempio, per 25 minuti)
  3. Concentrati sul compito da svolgere e investi il 100% delle tue energie. 
  4. Quando il timer suona, fermati da quello che stavi facendo e appuntati la fine del pomodoro. 
  5. Fai una breve pausa:‎‎ dai cinque ai dieci minuti in cui fai attività che non hanno nulla a che vedere con la tua task. 
  6. Ripeti i passaggi da due a cinque‎‎: una volta completato questo processo quattro volte, puoi iniziare a fare pause più lunghe (20-30 minuti)

 

Mangia quella rana! 

‎Eat that Frog è una tecnica inventata da ‎‎Brian Tracy‎‎, un noto motivatore americano, che in una delle sue pubblicazioni, spiega 21 modi per smettere di procrastinare. Il nome si ispira ad una citazione di Mark Twain: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

Questa tecnica funziona da passepartout, ed è consigliata specialmente a chi si pone obiettivi a lungo termine. 

Come procedere? 

  1. ‎Chiarisci un obiettivo‎‎ e imposta una scadenza: cosa vuoi ottenere e quando?‎ ‎
  2. ‎Compila un elenco‎‎ di cose che devi fare per raggiungere il tuo obiettivo. ‎
  3. ‎Organizza questo elenco in ordine di priorità‎‎. Gli elementi più importanti sono probabilmente i più difficili. Queste sono le vostre “rane”. ‎
  4. ‎Agisci‎‎. Se hai più di una rana nel piatto, mangia prima quella più brutta. ‎
  5. ‎Ripeti questo ciclo ogni giorno‎‎ in modo da fare sempre qualcosa che ti spingerà verso il tuo obiettivo.‎

 

Matrice di Eisenhower

Particolarmente indicata per prendere decisioni quando si ricoprono ruoli di leadership

Come funziona? 

Organizza le tue attività in quattro quadranti separati: ordinandole per importante/non importante e urgente/non urgente. I compiti urgenti sono quelli che sentiamo di dover svolgere immediatamente. I compiti importanti sono quelli che contribuiscono ai tuoi obiettivi o valori a lungo termine. Idealmente, dovresti lavorare solo sulle attività nei primi due quadranti: le altre attività dovrebbero essere delegate a qualcun altro o direttamente eliminate.

 

Teoria del barattolo di sottaceti

La teoria del pickle jar ti aiuta a capire cosa è utile e cosa non lo è nella tua vita quotidiana. Ti permette di prioritizzare le task giornaliere. Particolarmente indicata alle persone con spiccate capacità visive. 

Immagina un barattolo di sottaceti pieno di sabbia, ciottoli e rocce. La sabbia è in basso e le rocce si trovano in cima. 

  • La sabbia‎‎: rappresenta elementi dirompenti della tua giornata, come telefonate, messaggi di testo, e-mail, social media, ecc.‎
  • I ciottoli‎‎: rappresenta compiti che devono essere completati, ma possono essere eseguiti in un altro giorno o da qualcun altro. ‎
  • Le rocce‎‎: Questi sono i compiti più importanti che devono essere svolti oggi.

Inizia pensando a come i tuoi compiti per la giornata si inserirebbero nelle categorie di cui sopra. Quindi crea un elenco di attività che inizia con le rocce e termina con la sabbia (rappresenta il tuo tempo vuoto). Includi una stima del tempo onesta accanto a ciascuno. Cerca di non pianificare più di sei ore di una giornata lavorativa di otto ore. Questo lascerà il tempo del buffer per i ciottoli e la sabbia.

 

Per questo e altri articoli sul mondo del lavoro, continua a seguire il blog di Steps!

SHARE

Pronto per trovare lavoro?

Trova il lavoro giusto per te